Para secretaría, intervención y servicios sociales
Un servicio de seguimiento telefónico que cabe en un contrato menor.
El padrón da un dato de residencia. No dice quién levantó el teléfono esta semana y quién no. Esa cuenta hoy no consta en ningún sitio: se lleva de memoria, y cuando hay que responder por un caso —a un familiar, a una reclamación, a un pleno— hay que reconstruirla después preguntando a quien se acuerde.
Vigilia llama a las personas que vuestro ayuntamiento decida y deja por escrito, llamada por llamada, quién cogió el teléfono y quién no. El registro queda hecho antes de que alguien lo pida. La lista del panel se ordena por la cuenta de días sin respuesta de cada persona, que hoy se alimenta de las llamadas registradas a mano en el panel; conectarla con las del agente está por hacer. Quien valora y quien actúa sigue siendo el personal del ayuntamiento.
El reparto
Qué pone el ayuntamiento y qué pone Vigilia.
No hay zonas grises. Esto es todo lo que hace falta para que el servicio funcione, y de quién es cada cosa.
| Qué hace falta | Quién lo pone |
|---|---|
| La lista de las personas que entran en seguimiento | El ayuntamiento |
| Los teléfonos y los datos de cada persona | El ayuntamiento |
| La frecuencia de llamada de cada persona | El ayuntamiento |
| El personal que mira el panel y decide qué hacer | El ayuntamiento |
| Anotar en el panel las llamadas hechas a mano, que son las que hoy mueven la cuenta de días sin respuesta | El ayuntamiento |
| La relación con la persona y con su familia | El ayuntamiento |
| La condición de responsable del tratamiento | El ayuntamiento |
| Las llamadas de seguimiento | Vigilia |
| El registro escrito de cada llamada, con su resultado | Vigilia |
| El panel y las cuentas de acceso del personal | Vigilia |
| El soporte y el mantenimiento del servicio | Vigilia |
El ayuntamiento es responsable del tratamiento. Vigilia es encargado: trata los datos por cuenta del ayuntamiento y siguiendo sus instrucciones, con el contrato de encargo del artículo 28 del RGPD firmado antes de empezar.
Vigilia no valora casos, no abre expedientes, no habla con la familia y no decide nada sobre nadie. Llama, apunta y os lo pone delante.
Qué cuesta
9 € por persona atendida y mes.
Sin cuota de alta, sin hardware, sin instalación y sin licencias de usuario. Se pagan las personas que están en seguimiento ese mes, no el número de empleados que entran en el panel.
| Personas en seguimiento | Al mes | Doce meses |
|---|---|---|
| 10 | 90 € | 1.080 € |
| 25 | 225 € | 2.700 € |
| 50 | 450 € | 5.400 € |
| 75 | 675 € | 8.100 € |
| 100 | 900 € | 10.800 € |
| 138 | 1.242 € | 14.904 € |
La fórmula es la multiplicación que está a la vista: personas × 9 € × meses. No hay conceptos ocultos ni mínimo de facturación.
Por qué esto es un contrato menor
El contrato menor de servicios es el de valor estimado inferior a 15.000 € sin IVA, según el artículo 118 de la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público. Se adjudica directamente, sin publicidad previa. Eso no quiere decir que quede fuera de la transparencia: la información de todos los contratos menores se publica trimestralmente en el perfil del contratante (artículo 63.4).
- Duración máxima: un año, y no admite prórroga (artículo 29.8). Al cabo del año hay que volver a tramitar.
- Tramitación. Informe del órgano de contratación que motive la necesidad del contrato, justificación en el expediente de que no se está alterando el objeto del contrato para eludir los umbrales (artículo 118.2), aprobación del gasto e incorporación de la factura al expediente.
- No se puede fraccionar el objeto del contrato para eludir los umbrales (artículo 99.2). Partir el mismo servicio en varios contratos menores está prohibido.
- El umbral se mide sobre el valor estimado sin IVA, no sobre el importe con impuesto. El valor estimado de doce meses es el que hay que comparar con los 15.000 €.
Del precio sale un número útil: a 9 € por persona y mes, el tope de 15.000 € se alcanza en 138 personas —138 × 9 × 12 = 14.904 €—. Cualquier ayuntamiento que siga a 138 personas o menos durante un año queda por debajo del umbral.
Esto es información general sobre la figura del contrato menor, no un informe jurídico. La calificación del contrato, el procedimiento que corresponda y la decisión de contratar son del órgano de contratación y de los informes de su secretaría y de su intervención. Nosotros no hacemos esa valoración ni asumimos su responsabilidad.
Puesta en marcha
Qué hay que hacer, por orden.
No damos plazos en días porque no tenemos ninguna puesta en marcha hecha y un plazo inventado en una web acaba siendo un plazo exigible. Lo que sí podemos decir es el trabajo que lleva cada paso y de quién es.
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Una reunión
Nos contáis a cuántas personas estáis siguiendo hoy y cómo. Os decimos si el servicio os sirve o si no. Una hora, por videollamada o en el ayuntamiento.
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La lista de personas y sus teléfonos
Esto es el único trabajo de datos que lleva. Sale de lo que ya tenéis en servicios sociales: nombre, teléfono y los contactos de cada persona, si los tenéis. Vale una hoja de cálculo.
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Contrato y encargo del tratamiento
El contrato del servicio y el contrato de encargo del tratamiento del artículo 28 del RGPD, que es el que habilita a Vigilia a tratar esos datos. Los dos van al expediente. Para eso está la ficha técnica, pensada para adjuntarse.
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Alta de las personas en el panel
Darlas de alta y fijar la frecuencia de llamada de cada una. Podemos hacerlo nosotros con la lista o puede hacerlo vuestro personal.
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Formación del personal
Es un panel en un navegador: no hay nada que instalar, nada que configurar en ningún equipo y nada que integrar con vuestros sistemas. Quien use el padrón o un gestor de expedientes no va a encontrar aquí nada más difícil.
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Primeras llamadas
El servicio empieza a llamar. Desde la primera semana el panel ya enseña, llamada por llamada, quién contestó y quién no. La cuenta de días sin respuesta que ordena la lista se alimenta de las llamadas que el personal registra a mano; conectarla con las del agente está por hacer.
Lo que hace falta de vuestro lado
Un navegador. Nada más.
- Nada que instalar. El panel se abre en un navegador actualizado, desde un ordenador del ayuntamiento o desde un móvil.
- Ningún equipo en casa de nadie. Sin pulseras, sin botones, sin caja en la pared. Se llama al fijo o al móvil que la persona ya tiene.
- Ninguna integración con vuestros sistemas. Vigilia no se conecta al padrón, ni al gestor de expedientes, ni a la sede electrónica.
- Ninguna compra de licencias. Las cuentas del panel van en el precio por persona atendida.
- No requiere personal nuevo. Requiere que alguien del equipo mire el panel. Si no lo mira nadie, el servicio no sirve para nada, y eso es honesto decirlo antes de firmar.
Los límites y el riesgo
Lo que no os podemos prometer.
Un interventor va a preguntar qué pasa si esto falla. Preferimos que lo lea aquí.
- No hay aviso automático. Que una persona no conteste no dispara hoy ninguna llamada, correo, SMS ni notificación a nadie. Queda apuntado en el panel y se ve en el panel. El aviso automático y el escalado a familia, médico o servicios sociales están por hacer.
- No es un servicio de emergencia. No llamamos al 112, no nos coordinamos con la Guardia Civil y no hay nadie de guardia veinticuatro horas.
- No diagnostica. El resumen de una conversación no es un informe clínico ni una valoración social.
- No sustituye ningún servicio. Ni la ayuda a domicilio, ni la teleasistencia, ni el trabajo social. Lleva la cuenta de una cosa que hoy no lleva nadie.
- Está en desarrollo, y no hay ningún ayuntamiento con el servicio en funcionamiento. Ninguno. El ayuntamiento que entre ahora entra como primero: va a encontrar cosas por terminar y va a influir en lo que se haga después. Si lo que necesitáis es un servicio rodado con años de uso detrás, hoy no somos eso.
Hablemos
Si en vuestro municipio hay gente que vive sola, el problema ya lo tenéis.
Escribidnos cuántas personas estáis siguiendo y cómo lo hacéis ahora. Con eso ya podemos deciros si Vigilia os sirve o si no, y cuánto costaría en vuestro caso.